A pesar de que la mayoría de los países de Latinoamérica han sufrido cambios a nivel tributario y han implementado lo que se llama comúnmente facturación electrónica, para los proveedores no es requisito el validar, certificar su factura con la entidad fiscal del país destino, antes de tramitar la factura de sus servicios con sus clientes.


Para citar un ejemplo de lo anterior, un proveedor de Europa no requiere validar o certificar su factura con la autoridad fiscal, ya sea de México, Costa Rica, Ecuador, Argentina, etc., como también si localmente en el país de origen no es un requisito oficial validar o certificar la factura y está ingresando su factura debe proceder, como se indica a continuación.


Dado lo anterior, cuando un proveedor del exterior o no utiliza comprobantes electrónicos, se debe ingresar a la opción de comprobantes y a la derecha de la pantalla habrá dos opciones: la primera es  que permite descargar el listado de comprobantes que se exponen en la pantalla.

Para el ingreso se utilizará la opción   y se ingresará el comprobante a la página web.



El ingreso del comprobante lo dividiremos en N secciones, al finalizar de completar cada uno se debe presionar el botón   que se expone debajo de la sección de adjuntos.


Cuando se seleccione esta opción, se solicita en forma obligatoria que se seleccione el archivo PDF de donde va a obtener los datos de proveedor, número de factura, fecha e importe.


Es muy importante que considere lo siguiente pasos:


1- Encabezado

Al seleccionar el archivo se procede a validar la información del PDF y a su carga en forma automática, como por ejemplo: el proveedor, el importe total, la moneda, el tipo de documento, que en este caso es factura, y la fecha.


2- Asociar a la solicitud

En esta sección se debe indicar cuál es el origen de la solicitud, que puede ser: órdenes de publicidad (MEDIOS), presupuestos (PRODUCCIÓN) o solicitudes de gastos (GASTOS), según corresponda el trabajo que le solicitó la agencia:

Una vez seleccionado el origen, se debe utilizar el botón . Sin embargo, en el caso de que sean órdenes de publicidad, el botón va a cambiar según el origen seleccionado.


Importante: cuando se tienen muchos pedidos se puede acotar la búsqueda para que solo se muestren la órdenes, presupuestos o solicitudes de su interés. Esto se puede hacer a través de los filtros superiores, donde se puede filtrar las fechas de emisión, incluir el número de orden o indicar si tiene relación con un cliente.

Es importante que tener en cuenta que pueden existir diferentes motivos por los cuales un documento puede no coincidir con el importe de su orden o presupuesto, como, por ejemplo:

  • Es un comprobante parcial: corresponde a aquellos comprobantes que comparten órdenes de compra.
  • Diferencia por distintas monedas: uso del tipo de cambio para la contabilización del comprobante.
  • Tarifa o aviso: ingreso por ítems de la orden de compra.


3- Documentos respaldatorios

En esta sección se deben adjuntar los comprobantes que respaldatorios. Estos son:

  • La impresión en PDF de la factura.
  • Impresión en PDF de la orden de compra que la agencia envió solicitando el trabajo. En esta se indica la referencia del presupuesto/pauta/solicitud de gasto.
  • Impresión en PDF en el caso de que haya habido cambios y no se reflejaron en la orden de compra, pero se encuentran registrados en un mail donde se avalan los cambios de condiciones.

Es importante reforzar los documentos que como proveedor de un bien o servicio debe adjuntar, con el objetivo de que su comprobante pueda ser tramitado eficientemente y no sufra ningún rechazo, lo que puede ocasionarle inconvenientes. Por ello, se hace hincapié en que: 

  • Proveedores de medios deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de medios (importante la OCD debe estar cerrada)
    • testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
  • Proveedores de producción deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de producción (la OCD debe estar aprobada)
    • testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
  • Proveedores de gastos deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de gastos 
    • solicitud de gastos.Ej.: copia de mail.