La mayoría de los países de Latinoamérica han sufrido cambios a nivel tributario y han implementado lo que se llama comúnmente "facturación electrónica", esto significa que deben validar o certificar su factura con la entidad fiscal del país, antes de tramitar la factura de sus servicios con sus clientes. Lógicamente los proveedores están establecidos como una entidad jurídica legal, ya sean físicas o jurídicas.


Cuando un proveedor va a realizar la carga de sus comprobantes, debe ingresar a la opción de comprobantes y a la derecha de la pantalla verá  dos opciones: la primera es  que permite descargar el listado de comprobantes que se exponen en la pantalla.

Para este caso se utilizará la opción  . Se utilizará para cargar sus documentos a la página web, siempre y cuando, localmente se utilice la facturación electrónica.


1- Encabezado

Cuando presione esta opción (nuevo comprobante electrónico), la página solicitará ingresar el XML como obligatorio.

Se va a desplegar una ventana adicional donde se debe adjuntar el archivo XML de la factura. Posteriormente, se procede, por parte del portal, a validar la información del XML, y se carga la datos de dicho archivo, como por ejemplo: el monto, la moneda, el tipo de documento, que en este caso es factura, y la fecha.


Es muy importante que se considere lo siguiente, para ello vamos a dividir la pantalla del registro en:


  • Validar el archivo XML
  • Asociar con el comprobante de solicitud de la agencia, orden de publicidad u orden de compra.
  • Adjuntar los comprobantes respaldatorios.

Se debe proceder a seleccionar el tipo de origen.


2- Asociar a la solicitud

En esta sección se debe indicar cuál es el origen de la solicitud, que puede ser: órdenes de publicidad (MEDIOS), presupuestos (PRODUCCIÓN) o solicitudes de gastos (GASTOS), según corresponda el trabajo que le solicitó la agencia:

Una vez seleccionado el origen, se debe utilizar el botón  . En el caso de órdenes de publicidad, el botón va a cambiar según el origen seleccionado.


Importante: cuando se tiene muchos pedidos se puede acotar la búsqueda para que solo se muestren la órdenes, presupuestos o solicitudes de su interés, a través de los filtros superiores, donde se podrán filtrar las fechas de emisión, incluir el número de orden o indicar si tiene relación con un cliente.


Es importante tener en cuenta que pueden existir diferentes motivos por los cuales un documento puede no coincidir con el importe de su orden o presupuesto, como, por ejemplo:

  • Es un comprobante parcial: corresponde a aquellos comprobantes que comparten órdenes de compra.
  • Diferencia por distintas monedas: uso del tipo de cambio para la contabilización del comprobante.
  • Tarifa o aviso: ingreso por ítems de la orden de compra.

3- Documentos respaldatorios

En esta sección usted debe adjuntar los comprobantes respaldatorios. Estos son:

  • La impresión en PDF de la factura.
  • Impresión en PDF de la orden de compra que la agencia envió solicitando el trabajo. En esta indica la referencia del presupuesto/pauta/solicitud de gasto.
  • Impresión en PDF en el caso de que hubiese habido cambios y no se reflejaron en la orden de compra, pero que se encuentran registrados en un mail donde se avalan los cambios de condiciones.

Es importante reforzar los documentos que usted como proveedor de un bien o servicio debe adjuntar, con el objetivo de que su comprobante pueda ser tramitado eficientemente y no sufra ningún rechazo, lo que puede ocasionarle inconvenientes. Por ello, se hace hincapié en que: 

  • Proveedores de medios deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF).
    • orden de compra de medios (importante la OCD debe estar cerrada).
    • testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
    • Si es proveedor de Costa Rica, debe adjuntar el archivo xml de acuse de hacienda.
  • Proveedores de producción deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF).
    • orden de compra de producción (la OCD debe estar aprobada).
    • testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
    • Si es proveedor de Costa Rica, debe adjuntar el archivo xml de acuse de hacienda.
  • Proveedores de gastos deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de gastos 
    • solicitud de gastos. Ej.: copia de mail.
    • Si es proveedor de Costa Rica, debe adjuntar el archivo xml de acuse de hacienda.