Una vez que el proveedor ingresó su factura en el portal (teniendo en cuenta que esta debe cumplir con algunos requisitos) debe asociar la factura a la solicitud emitida por la agencia, según corresponda al origen:
Medios: para que pueda asociarlo se debe haber efectuado el control de avisos y la orden debe encontrarse cerrada.
Producción: en el caso de que no tenga configurada la aprobación de la orden de compra, al momento de emitirse la misma, es enviada al portal.
Gastos: en el caso de que no tenga configurada la aprobación de la orden de compra, al momento de emitirse la misma, es enviada al portal.
Por otro lado se debe haber configurado a cada personas que van a realizar las distintas aprobación de los comprobantes, por normas de auditoría interna no sugerimos que sean las mismas personas.
Se debe ingresar a Validación de comprobantes recibidos de proveedores en donde se podrá utilizar el listado por defecto con el tipo de reporte por pendiente, de esta manera va a exponer las facturas que se encuentren ingresadas y hasta el momento no fueron validadas.
Los pasos para la validación son:
- Seleccionar el comprobante a validar.
- Se habilita la consulta del comprobante y los documentos respaldatorios.
- En el caso de que todo esté correcto se puede aprobar la validación o rechazarla para que el proveedor arregle las inconsistencias u errores y volver a validar el comprobante.
Importante: esta aprobación solo corresponde al comprobante y sus adjuntos. En una instancia posterior se valida el servicio prestado.