Consideraciones

Hay agencias que cumplen ciertos circuitos de control en forma obligatoria como:

  • Cuando se utiliza el portal Liveranto para la gestión de los reclamos y comunicaciones con los proveedores se habilita la siguiente configuración especial


  • En medios se efectúa el control de avisos y según la configuración permite el cierre automático de la orden o se debe cerrar manualmente, de esta manera si la orden se encuentra cerrada y la factura del proveedor coincide con el costo planificado.



  • En producción existe una configuración de aprobación de la orden de compra, lo que permite que una vez que el proveedor entrega el trabajo se proceda a aprobar la orden indicando que el servicio fue realizado en tiempo y forma.

  • En el caso de solicitudes de gastos permite el uso de órdenes de compra y su aprobación posterior, de esta manera una vez que se cumpla con el servicio o entrega de bien permite que la orden se apruebe para continuar el proceso.


En los casos mencionados por parte de AdvertMind no consideramos necesario que la persona que solicito el trabajo vuelva a controlar la factura que se recibe, si la misma coincide con el monto solicitado se sugiere registrar la misma.


Proceso

Para estos casos se brinda la opción de contabilizar las facturas en forma automática, en el listado de validación de comprobantes recibidos  sobre la parte superior se habilita un botón Contabilizar, solo va a exponer según la configuración habilitada por la agencia para cada departamento, medios producción o gastos. Esta forma de trabajo la define la agencia y puede habilitarla en cualquiera de los tres sectores o en ninguno.

En los sectores que no se configura esta forma de trabajo continua el proceso de validación, verificación y registración de forma normal.



Se debe previamente seleccionar las facturas que cumplen con las condiciones definidas, el tipo de reporte a utilizar debe ser solo las aprobadas y se debe seleccionar la o las facturas y proceder a presionar el botón de contabilizar.

Por otro lado puede surgir que por alguna condición que no haya sido cumplida, el comprobante que se quiere contabilizar el sistema no lo pueda hacer, para estos casos se genera un archivo tipo LOG con el detalle del problema que encontré y por el cual no pudo efectuar la tarea, el archivo se encuentra en la carpeta Files del servidor con el nombre Errores Contabilización.TXT., exponemos un ejemplo a continuación.